Bentornati a tutti, cari lettori. in questo articolo parleremo di serate da discoteca e eventi culturali in generale, dove per eventi culturali si intende un ampio settore di eventi che spazia dall'intrattenimento popolare ai concerti di musica classica, dalle feste mondane al rave elettronico. Parleremo in particolare dell'organizzazione che ci sta dietro (O ce ci dovrebbe stare) la realizzazione di un evento.

Molto spesso ci capita di andare ad una serata in discoteca, ad un concerto o ad un'evento particolare ma spesso dimentichiamo il lavoro che c'è dietro. Infatti, per la buona riuscita di un'evento è bene che ci sia un'organizzazione precisa e impeccabile, fatta di persone con compiti precisi e che conoscano bene ciò di cui si occupano. Tuttavia, spesso nelle nostre città ci ritroviamo ad assistere ad eventi mal organizzati o (Soprattutto per chi lavora nel settore) a dover competere con persone improvvisate e con associazioni e gruppi assolutamente disorganizzati.

Quante volte vi è capitato di trovarvi in una serata e trovare musica completamente diversa da quella che vi aspettavate, oppure di pagare un prezzo superiore a quello previsto, o ancora, di entrare e trovare la discoteca spopolata. Tutto questo succede quando, dietro ad un'evento, non c'è una struttura organizzativa efficiente. Spesso, infatti, soprattutto nei gruppi più piccoli, si tende a fare tutto-tutti, trascurando le più semplici gerarchie se non quelle relative a capo e PR.
In realtà anche la più piccola organizzazione dovrebbe avere una struttura gerarchica ben studiata dove ognuno al suo interno sa di cosa occuparsi e in che modo. Ciò non vuol dire che una singola persona non può occuparsi di più aspetti o non può ricoprire più di una carica (Ad esempio sembra logico che in un gruppo molto piccolo un grafico si occupi anche del copywriting e del web design. Sebra meno logico che un PR faccia anche il DJ o il bar-man); Ciò sta ad indicare che ognuno deve avere una responsabilità, occuparsi di ciò che gli compete e concentrarsi solo su aspetto dell'evento. Più è grande un gruppo, associazione o azienda, più saranno le figure professionali al suo interno.

L'organigramma

Partendo da un tipico organigramma di un'azienda tipo ho cercato di definire la struttura organizzativa di un'associazione modello operante nell'abito culturale e in particolare nel settore dell'organizzazione eventi. A prescindere da ciò che si va ad organizzare tutte le associazioni o aziende dovrebbero essere divise in due settori, "Produzione" e "Marketing", che devono lavorare in maniera sinergica e cooperativa. Se l'associazione è abbastanza grande è opportuno delineare un reparto "Amministrativo".
Ogni reparto avrà del personale specializzato in una determinata funzione, tutti opereranno in maniera indipendente a in piena collaborazione con il resto del gruppo. Questo personale e i vari incarichi dovrebbero essere distribuiti per merito, perché una mancanza o incompetenza da parte di uno può compromettere il lavoro di tutti. Vedremo in questo primo articolo la differenza tra i due reparti principali (Trascurando quello Amministrativo che ha funzioni similari a quelle di qualsiasi altra azienda).

Reparto Produzione

Reparto Marketing